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電子帳簿保存法の改正 電子取引データの保存義務化

会計帳簿

電子取引に係る電子データの保存義務化

2022年1月1日以降に電子取引をした場合に、その電子取引に係る電子データの保存を行う事が義務化されました。

「電子取引」とは、注文書や契約書、領収書、見積書などの授受を電子データにより行う以下のような取引をいいます。

①EDI取引

電子メールにより領収書等をPDFファイル等で受け取る取引

ホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領する取引

④電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用する取引

ペーパレスFAXによりPDF等で領収書等を受け取る取引

⑥請求書や領収書等のデータをDVD等で受け取る取引などです。

これらが、「電子取引」に該当します。

電子取引の具体的な保存方法は以下のようなやり方になります。

1.電子メール本文に領収書等が記載されている場合⇒電子メールそのものを保存

2.電子メールにPDF等が添付されている場合⇒添付されたPDF等を保存

3.ウェブサイト上で表示された領収書等

①ダウンロードできる場合⇒ダウンロードしたPDFファイル等を保存

②ウェブサイト上で表示される場合⇒スクリーンショットで保存又はPDFデータに変換して保存

4.クラウドサービスを利用した取引⇒クラウドサービスに保存又はPDF等にダウンロードし保存

2022年1月1日以降、上記のような電子取引がある場合の取引データの保存に関して、以下の3つ全てを満たす必要があります。

1.パソコン、ディスプレイなどデータを見ることができる装置および操作マニュアルの備え付け

2.データの検索機能の確保(前々年の売上高が1000万円以下の方について、税務職員のダウンロードの求めに応じる場合には不要)

3.データの改ざんに対して次のいずれかの措置を講ずること

3.のデータの改ざんに対しての措置は、以下のいずれかになります。

①タイムスタンプが付された電子データを受領する。

②タイムスタンプが付されていない場合には、受領後2か月以内にタイムスタンプを付し、情報を確認できるようにしておく。

③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け、規定に沿った運用を行う。

2.の検索機能の確保は、

⑴ 取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。
⑵ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
⑶ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

が必要とされています。

具体的には、

①電子取引に係るソフトを使用する方法

②電子取引に係るソフトを使用しない方法

がありますが、電子取引に係るソフトを利用しない場合は、

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」で2つのやり方が紹介されています。

一つ目は、

1「請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する方法

二つ目は、

「Excel等で索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法」があり、

どちらも要件を満たすとしています。

3.データの改ざんに対しての措置を講ずることに関しては、

タイムスタンプを使用するか、事務処理規定の備え付けを行うことが現実的な手段になると考えられますが、

状況に応じて選択することとなります。

事務処理規定は、国税庁のウェブサイトに法人用、個人事業主用のサンプルが公開されていますので、このうち法人用をご紹介いたします。

国税庁ホームページ

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

(法人の例)

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第1章 総則

(目的)
第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

(適用範囲)
第2条 この規程は、○○の全ての役員及び従業員(契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。)に対して適用する。

(管理責任者)
第3条 この規程の管理責任者は、●●とする。

第2章 電子取引データの取扱い

(電子取引の範囲)
第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
一 EDI取引
二 電子メールを利用した請求書等の授受
三 ■■(クラウドサービス)を利用した請求書等の授受
四 ・・・・・・
記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください

(取引データの保存)
第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

(対象となるデータ)
第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
一 見積依頼情報
二 見積回答情報
三 確定注文情報
四 注文請け情報
五 納品情報
六 支払情報
七 ▲▲

(運用体制)
第7条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
一 管理責任者 ○○部△△課 課長 XXXX
二 処理責任者 ○○部△△課 係長 XXXX

(訂正削除の原則禁止)
第8条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

(訂正削除を行う場合)
第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
一 申請日
二 取引伝票番号
三 取引件名
四 取引先名
五 訂正・削除日付
六 訂正・削除内容
七 訂正・削除理由
八 処理担当者名
2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
4 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
5 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

(施行)

第10条 この規程は、令和○年○月○日から施行する。

保存義務、保存要件に従わない場合

2022年1月1日以後の電子データについて、災害等による特別な事情がなく、その電子データが印刷で保管された場合や、保存要件に従って保存されていない場合は、その保存が無かったものとされ、青色申告の承認の取消対象となる可能性があると当初、言及されていましたが、下記のように取り扱いを変更しました。

国税庁のお問合せの多いご質問(令和3年 11 月)において、

「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません」としました。

また、 保存された電子データにつき、隠蔽・仮装された事実が認定された場合の重加算税について、10%が加算されますので、注意が必要です。

今日では、電子メールやインターネットを介した取引も多くなり、電子取引が増加しています。

また、消費税のインボイス制度への移行に伴い、電子インボイスによる取引も今後増加してくると考えられますので、システム化を含め長期的視点に立った電子帳簿保存法への対応が重要になると考えられます。

上記の事務処理規定に基づく、「取引情報訂正・削除申請書」と「取引情報訂正・削除完了報告書」は以下のような形になると考えられますが、ご利用においては自己責任の上、ご参考になさってください。

電子データの保存義務化につき、令和4年度税制改正大綱により改正が入る予定です。

令和4年1月1日~令和5年12月31日までの間について、

1.電子取引にかかる電子データの保存ができなかったことについて、税務署長が「やむを得ない事情がある」と認められる場合

2.質問検査権(税務調査など)において、電子取引かかる電子データを書面に印刷して提示する場合

の2つの条件を満たす場合には、書面にて保存ができることとしています。

この「やむを得ない事情」がある場合について、

国税庁が令和3年12月28付で、電子帳簿保存法取扱通達解説(趣旨説明)を公表しました。

このなかで(宥恕規定における「やむを得ない事情」の意義)7-10の説明が以下のようにあります。

「例えば、その電磁的記録の保存に係るシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情がある場合については、この宥恕措置における「やむを得ない事情」があると認められることに留意する。」

以上のように述べていますので、いままので税法上の「やむを得ない事情」よりも、かなり範囲が広く解釈されており、ワークフローの未整備や、電子データの保存の準備ができないといった状況も広く含められると考えられます。

(税理士・中小企業診断士 根津信之)

2021年12月6日 一部訂正・追記

2022年1月24日 一部訂正・追記

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